Hoewel het begrip 'audit' soms een negatieve connotatie heeft, is een goed uitgevoerde interne audit juist een krachtig hulpmiddel voor positieve verandering en groei. Normanist Jeroen Crepeele neemt je in dit artikel mee in de meerwaarde van interne audits.

Een korte kennismaking

Hoe ben je in de wereld van kwaliteitssystemen en audits in de diervoedersector terechtgekomen?

Jeroen: “Ik ben eigenlijk eerder toevallig in de diervoedersector terechtgekomen. Na mijn studies ging ik aan de slag als kwaliteitsverantwoordelijke bij Voeders Dumoulin, terwijl ik eigenlijk had gesolliciteerd voor vertegenwoordiger. Als kwaliteitsverantwoordelijke leerde ik het hele productieproces van mengvoeders kennen en onder andere ook het kwaliteitssysteem Feed Chain Alliance. Dat systeem wordt toegepast binnen de diervoedersector, waarbij jaarlijks een aangekondigde audit door een onafhankelijke certificatie-instelling wordt uitgevoerd en om de 3 jaar is er ook een extra onaangekondigde audit.”

Tot je takenpakket behoorden dan ook interne audits?

Jeroen: “Ja. Ik voerde interne audits uit binnen het bedrijf, meer specifiek op afdelingen waar ik zelf niet rechtstreeks taken uitvoerde zodat onafhankelijkheid gewaarborgd werd. Die audits waren heel verrijkend. Tijdens de externe audits maakte ik een eerste keer kennis met de job van een externe auditor, wat mijn interesse prikkelde. Na 9 jaar bij Voeders Dumoulin besloot ik dan effectief de stap te zetten naar de job van externe auditor in de feedsector bij SGS.

Externe audit vs. interne audit

Wat zijn voor jou de grootste verschillen tussen een externe en een interne audit?

Jeroen: “De grootste verschillen zitten in de hoedanigheid van de persoon die de audit uitvoert en de kennis die de auditor heeft van interne bedrijfsprocessen.

Bij een externe audit gebeurt de audit door een externe, onafhankelijke partij die een beperkte voorkennis heeft van interne procedures van het geauditeerde bedrijf. Men zal in dit geval dus starten vanaf de norm en zo de processen auditeren. Daarnaast heeft de auditor wel een vergelijkingspunt ten opzichte van andere bedrijven in de sector. Hierdoor zal de auditor mogelijks meer invloed kunnen uitoefenen om zaken aan te kaarten.

Een interne audit daarentegen start meer op basis van de interne processen, aangezien men bepaalde gevoeligheden beter kent. Men ziet met andere woorden de effectieve werkelijkheid, er zal niets mooier voorgesteld worden. Uiteindelijk is een interne audit eerder adviesgericht en kan je zo afwijkingen proberen op te lossen.”

H2 Een meerwaarde?

Wat vertelt jouw ervaring over de meerwaarde van een interne audit?

Jeroen: “Los van het feit dat een interne audit in de meeste gevallen verplicht is, kan het naar mijn mening ook effectief een meerwaarde bieden. Zo kan men problemen aan het licht brengen en vermijden dat deze pas boven komen tijdens een externe audit. Daarnaast kan je meerdere keren per jaar een audit uitvoeren, wat een positieve invloed kan hebben op het proces van continu verbeteren binnen een bedrijf. Na elke uitvoering van een interne audit is er een duidelijk beeld van de positieve zaken en de vastgestelde afwijkingen. 

Natuurlijk bestaan er ook gevallen waarin een interne audit minder meerwaarde biedt. Zo zijn er bedrijven die een interne audit uitvoeren louter om de eis hieromtrent af te vinken. Bij die bedrijven zal je dan ook vaker afwijkingen zien tijdens de jaarlijkse externe audit.”

Als externe auditor keek je ook interne auditrapporten in. Wat leerde je daaruit?

Jeroen: “In bepaalde gevallen vind ik de interne audits onvoldoende kritisch, wat het gevolg kan zijn van een aantal factoren. Om te beginnen kan het voorvallen dat degene die als interne auditor is aangeduid niet altijd volledig onafhankelijk is en dus bedrijfsblind is op het vlak van de te auditeren processen. Daarnaast valt het voor dat een interne auditor zich onvoldoende kritisch opstelt richting collega’s. Ook het gebruik van voorgedrukte vragenlijsten heeft een invloed op de diepgang van een audit.

Tegelijkertijd stelde ik wel vast dat interne audits uitgevoerd door consultants beter waren. Ik merkte hierin vaak de norm- en proceskennis. Daarnaast zijn consultants in staat om een vergelijking te maken ten opzichte van andere bedrijven en is onafhankelijkheid meer gewaarborgd."

De interne audits door Normanisten

Wat zijn volgens jou eigenschappen van een goede interne auditor?

Jeroen: “Een interne auditor heeft in eerste instantie heel wat competentie nodig. Je moet ervaring hebben met de geauditeerde processen, standaarden en wetgeving. Ook bepaalde soft skills zijn vereist, zoals vertrouwelijk en integer zijn. Het is belangrijk om als auditor steeds open vragen te stellen en door te vragen naar aantoonbaarheid via bijvoorbeeld registraties. Daarnaast mag een audit nooit persoonlijk worden, de fouten in het systeem moeten aan het licht gebracht worden en niet de persoonlijke issues die spelen.

Deze zaken wil ik in de toekomst ook aanleren bij nieuwe collega’s. Op die manier kunnen we onze klanten hoogwaardige interne audits aanbieden.”

Onze Normanisten staan voor je klaar. Let's meet!